Wie kann man die Wochenstunden eines überlasteten Unternehmers halbieren? Und dabei gleichzeitig viel effizienter arbeiten? Ganz einfach, indem man sich ein klassisches Whiteboard besorgt und ein wenig Gehirnschmalz einfließen lässt.
Einer unserer Mentoring-Kunden, ein Fachbetrieb mit 12 Mitarbeitenden, hat seinen Sitz in Baden-Württemberg und ist in seiner Region durchaus erfolgreich. Das Problem: Der Chef arbeitet praktisch rund um die Uhr und steuert, wenn er so weitermacht, einer persönlichen Überlastung entgegen. Oder steckt sogar schon unbemerkt drin.
Bislang hatte der Chef alle eingehenden Kundenanfragen immer wieder von Null an bearbeitet: Erst der Kundenbesuch, vor Ort dann die Gegebenheiten besichtigt und lange (unstrukturierte) Gespräche geführt. Später hat er im Büro seine Notizen auf einen Stapel anderer Anfragen gelegt und diese abgearbeitet, wenn Zeit dazu war. Meist spät am Abend oder am Wochenende. Bis die Angebote dann draußen waren, hat das Wochen bis Monate gedauert. Pro Woche war der Chef also ca. 20-30 Stunden bei Kundenbesuchen gebunden. Das Alltagsgeschäft mit den diversen laufenden Aufträgen musste dabei auch noch abgearbeitet werden. Da war also eine 60-70 Stundenwoche der Regelfall. Kein Wunder, dass ein Burnout beim Chef nur mehr eine Frage der Zeit wäre.
Wochenstunden halbiert
Als wir zu Hilfe gerufen wurden, haben wir dem Team nach einer eingehenden Analyse gleich mal die Vorteile des Prozessboards schmackhaft gemacht. Damit sieht jeder Mitarbeitende (und vor allem der Chef) auf einen Blick, welche Projekte aktuell abzuarbeiten sind, aber auch welche geplanten Projekte die nächsten sind. Mit einer klugen Standardisierung der Prozesse rund um die Kundenbesuche konnten wir auch die Angebotslegung massiv erleichtern. Angebotsanfragen können damit beinahe in Echtzeit bearbeitet werden.
»Ich habe heute in nur 30 Minuten 6 fundierte Angebote schreiben können: 3 für Photovoltaik-Anlagen, 3 für Heizungen«, berichtet unser Mentoring-Kunde.
Das Ergebnis der Installierung des Prozessboards und der Angebotsstandardisierung: Die Wochenstunden des Chefs konnten fast halbiert werden. Burnout abgewendet. Ein Projekt, das uns richtig stolz macht.
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